كيف تُجري جرد مخزون المجوهرات بالباركود وRFID

يبدأ جرد مخزون المجوهرات بالإجابة بوضوح عن ثلاثة أسئلة: ماذا تَجرُد، وبأي أداة تقرأ القطع، وما الذي يعنيه فعلًا الرقم الظاهر على الشاشة عند الانتهاء. في الجرد الورقي تتغير الإجابات الثلاث بتغيّر الشخص الذي يمسك القلم؛ ينتهي الجرد ولا أحد يستطيع تحديد مصدر الفرق. أما حين يقوم الجرد على القراءة الإلكترونية، فيُسجَّل النطاق والنتيجة معًا.

فيما يلي خطوات شاشة الجرد في Sarraf Net خطوة بخطوة. والترتيب مهم: بدء الجرد قبل تعريف الملصقات جهد ضائع.

حدّد النطاق أولًا، ثم اقرأ القيم المتوقعة

لا يبدأ الجرد بعبارة «لنجرد كل شيء». تختار أولًا الفرع أو الموقع من قائمة موقع المخزون، ثم تضيّق النطاق بمرشّحات المنتج والفئة: واجهة عرض واحدة، أو فئة الأساور وحدها، أو مجموعة محددة من المنتجات. وإذا أردت إدراج كل القطع التي تحمل ملصق RFID، فعلّم خانة المنتجات المعرّفة بـ RFID (كل المخزون).

بعد تحديد النطاق تعرض الشاشة رقمين منفصلين، والخلط بينهما هو الخطأ الأول:

قد تقرأ الشاشة 118 منتجًا و77,786 قطعة. وهذه ليست كميات مجرودة، بل ما يُتوقع وجوده ضمن النطاق. وعبارة «جردنا 118 منتجًا» تختلف اختلافًا كبيرًا عن عبارة «تحققنا من 77,786 قطعة».

الباركود أم RFID؟

أمامك طريقتان لقراءة القطع في شاشة الجرد:

• الباركود — بقارئ باركود أو بكاميرا الجهاز. والكاميرا عملية لقراءة قطعة واحدة في كل مرة.
• RFID — قراءة جماعية بقارئ RFID. وهذا هو الطريق إن أردت مسح واجهة عرض كاملة دفعة واحدة.

وأكثر خطأ نصادفه هنا: كاميرا الجهاز لا تقرأ RFID. الكاميرا للباركود فقط. والجرد بـ RFID يحتاج قارئ RFID، كما يجب أن تكون القطع معرّفة بملصقات RFID.

عرّف الملصقات قبل الجرد

تعريف الملصقات وبدء الجرد عمليتان منفصلتان. والقطعة التي لا ملصق معرّفًا لها تظهر في جانب «غير الموجود» من الجرد، حتى لو كانت موضوعة أمامك في الواجهة.

ويجري التعريف هكذا: تختار موقع المخزون والمنتج، ثم تقرأ باركود القطعة أو تكتبه يدويًا. وإن لم يكن للقطعة باركود، يُنشئ خيار إنشاء باركود رمزًا جديدًا. وإن كنت تستخدم ملصقات RFID فاملأ حقل RFID EPC. ويتيح لك زر حفظ والتالي التقدّم قطعة بعد أخرى، ويخبرك رقم القطع المعرّفة في السطر بعدد السجلات التي أدخلتها.

أما كيفية انعكاس أنواع المخزون الثلاثة — بالعدد وبالقطعة وبالغرام — على الجرد فمشروحة في صفحة إدارة المخزون.

«مكتمل» لا تعني أن مخزونك تم التحقق منه

كلمة مكتمل على بطاقة الجرد تخبرك بأن عملية الجرد انتهت، لا بأن كمية مخزونك تم التحقق منها. وقد يكون تنبيه لم يتم التحقق من كمية المخزون ظاهرًا تحتها.

ولهذا تفتح النتيجة وتقرأ الملخص وقائمة القطع. ولا تعامل مخرجات جرد غير مكتمل أو مُلغى على أنها فرق مخزون نهائي؛ فذلك الرقم يمثل حالة الجرد في تلك اللحظة، لا حقيقة مخزونك.

الملصق غير الموجود لا يعني خسارة

تعرض منطقة عمليات الجرد السابقة كل جرد في بطاقة: الحالة والتاريخ، وعدد الملصقات الموجودة، والملصقات غير الموجودة، والوقت المستغرق، وملخص المنتجات. ويُعرض عدد الملصقات منفصلًا عن ملخص المنتجات، لأن المنتج الواحد قد تكون له قطع متعددة.

لنفترض أنه عُثر على 17 ملصقًا من أصل 33؛ ستُظهر الشاشة 16 ملصقًا غير موجود. وهذا لا يعني أن 16 قطعة قد فُقدت. فثلاثة عوامل تؤثر في هذا الرقم:

• النطاق — قد تكون القطعة خارج النطاق الذي اخترته.
• ترتيب القراءة — قد لا تكون وصلت إلى ذلك الرف بعد.
• السجلات المعلّقة على الجهاز — قد تكون القراءة تمت دون أن تصل إلى الخادم.

والعامل الثالث هو الأكثر تضليلًا، وعلاجه في الفقرة التالية.

«تحديث» و«مزامنة» ليسا الزر نفسه

في تبويب الحركات تراجع السجلات بتاريخَي البداية والنهاية ومرشّح المنتج، وتُصدّرها بخيار تنزيل CSV. وعلى تلك الشاشة زران مهمتهما مختلفة:

• تحديث — يعيد تحميل القائمة فحسب.
• مزامنة — يرفع إلى الخادم القراءات المعلّقة على الجهاز والكميات المُدخلة يدويًا وتغييرات حالة الجرد.

وهناك قاعدة ثالثة تستحق التدوين: المزامنة لا تصحّح كمية المخزون لتطابق نتيجة الجرد. المزامنة تنقل السجلات، أما تعديل المخزون فقرار منفصل.

وقائمة الحركات الفارغة ليست سببًا للقلق أيضًا. فرسالة لا توجد سجلات بعد تعني فقط عدم وجود حركة ضمن الفترة والمرشّحات المحددة. تأكد من اختيار موقع المخزون الصحيح، ووسّع النطاق الزمني، واجعل اختيار المنتج «الكل». وإن كانت هناك سجلات معلّقة على الجهاز فزامنها أولًا.

قائمة تحقق قصيرة

1. هل الملصقات معرّفة؟ (الباركود، وRFID EPC عند الحاجة)
2. هل النطاق صحيح؟ (موقع المخزون، المنتج، الفئة)
3. هل دوّنت المنتجات المتوقعة والكمية المتوقعة كلًّا على حدة؟
4. هل انتهت القراءة، أم ما زالت هناك سجلات على الجهاز؟
5. هل أجريت المزامنة؟
6. هل فتحت النتيجة وقرأت الملخص وقائمة القطع؟

تُنهي هذه الخطوات الست معظم النقاش الذي يعقب الجرد بصيغة «هناك فرق لكن لا أحد يعرف مصدره». ولمعاينة كل حقول شاشة الجرد بلقطات الشاشة، زُر صفحة الجرد وملصقات RFID.