Kuyumcuda stok sayımı nasıl yapılır? Barkod ve RFID

Kuyumcuda stok sayımı üç soruya net cevap vermekle başlar: neyi sayıyorsunuz, neyle okutuyorsunuz ve sayım bittiğinde ekrandaki sayı ne anlama geliyor. Kâğıt listeyle yapılan sayımlarda bu üçü de kişiye göre değişir; sonuç "sayım bitti" olur ama farkın nerede olduğu belli olmaz. Okutmaya dayalı bir sayımda ise kapsam da sonuç da kayıt altındadır.

Aşağıda Sarraf Net sayım ekranındaki akışı adım adım anlatıyoruz. Sıra önemli: etiketler tanımlı değilse sayım başlatmanın bir anlamı yok.

Önce kapsamı seçin, beklenen değerleri görün

Sayım, "hepsini sayalım" diye başlamaz. Ekranda önce stok yeri listesinden sayacağınız şubeyi veya konumu seçersiniz. Ardından ürün ve kategori filtreleriyle kapsamı daraltırsınız: yalnız bir vitrini, yalnız bilezik kategorisini ya da yalnız belirli ürünleri sayabilirsiniz. RFID etiketli parçaların tamamını kapsama almak istiyorsanız RFID tanımlı ürünler (tüm stok) kutusunu işaretlersiniz.

Kapsamı seçtiğinizde ekran iki ayrı sayı gösterir ve bu ikisini karıştırmamak gerekir:

Örneğin ekranda 118 ürün ve 77.786 adet görünebilir. Bunlar sayılmış miktarlar değil, kapsamda olması beklenen değerlerdir. Sayım sonunda "118 ürünü saydık" demek ile "77.786 adedi doğruladık" demek bambaşka iki cümledir.

Barkodla mı, RFID ile mi okutacaksınız?

Sayım ekranında parçaları iki şekilde okutabilirsiniz:

• Barkod — barkod okuyucuyla ya da cihazın kamerasıyla. Kamera tek tek okutma için pratiktir.
• RFID — RFID okuyucuyla toplu okutma. Vitrini tek seferde taramak istiyorsanız yol budur.

Burada en sık karşılaşılan yanlış şu: cihaz kamerası RFID okumaz. Kamera yalnızca barkod içindir. RFID ile sayacaksanız RFID okuyucu gerekir ve parçalarda RFID etiketi tanımlı olmalıdır.

Etiketleri sayımdan önce tanımlayın

Etiket tanımlama ile sayım başlatma ayrı işlemlerdir. Tanımlı etiketi olmayan parça, sayımda "bulunamayan" tarafında görünür — ortada olmasına rağmen.

Tanımlama akışı şöyle ilerler: stok yerini ve ürünü seçersiniz, parçanın barkodunu okutur veya elle yazarsınız. Parçanın barkodu yoksa Barkod oluştur ile yeni kod üretirsiniz. RFID etiketi kullanıyorsanız RFID EPC alanını doldurursunuz. Kaydet ve sonraki ile parça parça ilerler, satırdaki tanımlı parçalar sayısından kaç kayıt girdiğinizi takip edersiniz.

Stok tiplerinin (adet, parça, gram) sayıma nasıl yansıdığını stok takibi sayfasında ayrıntılı anlatıyoruz.

"Tamamlandı" stoğun doğrulandığı anlamına gelmez

Sayım kartında Tamamlandı yazması, sayım işleminin bittiğini söyler. Stok miktarınızın doğrulandığını söylemez. Kartın altında Stok miktarı doğrulanmadı uyarısı duruyor olabilir.

Bu yüzden sonucu açıp özeti ve parça listesini incelemek gerekir. Tamamlanmamış veya iptal edilmiş bir sayımın çıktısını kesin stok farkı olarak değerlendirmeyin — o sayı sayımın o anki durumudur, envanterin gerçeği değil.

Bulunamayan etiket, kayıp demek değildir

Önceki sayımlar alanı her sayımı kart olarak gösterir: durum ve tarih, bulunan etiket sayısı, bulunamayan etiketler, geçen süre ve ürün özeti. Etiket sayısı ile ürün özeti ayrı ayrı durur, çünkü aynı ürünün birden çok parçası olabilir.

Diyelim 33 etiketin 17'si bulundu; ekranda 16 etiket bulunamamış görünür. Bu 16 parçanın kayıp olduğu anlamına gelmez. Sonucu şunlar etkiler:

• Kapsam — parça seçtiğiniz kapsamın dışında kalmış olabilir.
• Okutma sırası — henüz o rafa gelmemiş olabilirsiniz.
• Cihazda bekleyen kayıtlar — okutma yapılmış ama sunucuya aktarılmamış olabilir.

Üçüncü madde en çok yanıltandır ve çözümü bir sonraki başlıkta.

Yenile ile Eşitle aynı şey değil

Hareketler sekmesinde başlangıç–bitiş tarihi ve ürün filtresiyle kayıtları incelersiniz, CSV indir ile dışa aktarırsınız. Ekranda iki düğme vardır ve işleri farklıdır:

• Yenile — yalnızca listeyi tekrar yükler.
• Eşitle — cihazda bekleyen okutmaları, elle girilen miktarları ve sayım durumu değişikliklerini sunucuya aktarır.

Üçüncü bir kural daha var: Eşitle, stok miktarını sayım sonucuna göre düzeltmez. Eşitleme kayıtları taşır; stok düzeltmesi ayrı bir karardır.

Hareket listesi boş geldiğinde de panik yapmayın. Henüz kayıt yok mesajı, yalnızca seçili dönem ve filtrede hareket olmadığını söyler. Doğru stok yerini seçtiğinizi kontrol edin, tarih aralığını genişletin, ürün seçimini Tümü yapın. Cihazda bekleyen kayıt varsa önce eşitleyin.

Kısa kontrol listesi

1. Etiketler tanımlı mı? (barkod ve gerekiyorsa RFID EPC)
2. Kapsam doğru mu? (stok yeri, ürün, kategori)
3. Beklenen ürün ile beklenen adedi ayrı ayrı not ettiniz mi?
4. Okutma bitti mi, yoksa cihazda bekleyen kayıt mı var?
5. Eşitlediniz mi?
6. Sonucu açıp özeti ve parça listesini okudunuz mu?

Bu altı adım, sayım sonrası "fark var ama nereden geldi belli değil" tartışmasının büyük kısmını ortadan kaldırır. Sayım ekranının bütün alanlarını ekran görüntüleriyle görmek isterseniz sayım ve RFID etiketleme sayfasına göz atın.